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    淺談關于推行無紙化辦公

    文章出處:責任編輯:人氣:-發表時間:2020-04-23 11:14【

    在信息化迅猛發展的現代社會里,無紙化辦公已成為各公司機關單位提高工作效率、節約辦公資源的重要手段,是實現辦公自動化、信息化的重要標志,在各公司機關單位推行“無紙化辦公”的條件已經成熟。本文主要分析介紹了在各公司機關單位推行無紙化辦公的意義,并提出了如何推行無紙化辦公的建議。

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    一、無紙化辦公的概述

    無紙化辦公,是指利用現代化的網絡技術進行辦公。主要傳媒工具是計算機等現代化辦公工具,可以實現不用紙張和筆進行各種業務以及事務處理。在無紙化辦公環境中,計算機、應用軟件、通信網絡是三個最基本的要素。

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    二、 在公司和機關單位推行無紙化辦公的意義

    在各公司和機關單位全面推行“無紙化辦公”,不僅提高了相關部門的工作效率,節省了辦公資源,也使各部門的工作作風有所改善,給公司和機關單位的工作注入了生機與活力。

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          1 .提高了工作效率

      傳統的日常辦公需要大量的人力,無紙化辦公極大地提高了工作效率,減輕了工作負擔。使用網絡互聯后,信息交流非常暢通便捷,工作效率也得到很大提高,原來需要到處寄送的文件,如非涉密的發文、會議通知、政務信息等由通訊員遞送各個部門,效率很低,現在只要手指一摁,幾十份通知瞬間就發出去了,實現了文件的快速傳遞,也保證了文件的時效性。

      2. 節約了大量的辦公資源

      實行無紙化辦公,可以較少資源的消耗。無紙化辦公最顯著的特點就是在互聯網上進行電子文件的傳送,這樣不僅量減少了紙質文件的印刷,同時也縮減了紙質文傳遞過程中所需的人力、物力和財力。

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    三、 各公司和機關單位廣泛推行無紙化辦公的建議

     1. 正確看待當前資金投入

      無紙化辦公離不開信息化設施,這些都需要資金投入。目前各公司和機關單位都已配備了電腦等自動化辦公設備,但為了更好地推行無紙化辦公,必須保證無紙化辦公所需的硬件、軟件配套設施的不斷更新與完善。各級部門要清醒地認識到推行無紙化辦公,可以節省大量的辦公耗材,最終節省辦公成本。

      2. 確保無紙化辦公環境安全

      各公司和機關單位有些特殊的部門和崗位,如紀檢部門、保密部門等,需要專業的技術人員,確保提供一個穩定、安全、高效的無紙化辦公環境,這樣就需要有專業的技術工作人員做保障,對網絡、服務器進行管理和維護,防范安全威脅,確保無紙化辦公環境安全。

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      3. 組織培訓,規范管理

      無紙化辦公系統在各部門的工作中有廣泛的應用,有些應用是需要每工作人員掌握的,如接收和發布單位內部信息等;有些應用是針對特定部門的和崗位設置的,如人事管理、檔案管理等,所以要定期對相應的工作人員進行培訓,確保培訓內容實用。同時,為了規范管理無紙化辦公,還應制定關于無紙化辦公的相應制度,確保無紙化辦公在各部門得到更好的推廣應用。

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    結語

    無紙化辦公是建立在辦公自動化基礎上的節約型、高效型的辦公方式,推行無紙化辦公對于構建節約型社會,實現節能減排目標意義重大,推行無紙化辦公也是時代的選擇。致美公司致力于辦公家具的研發和制造,為消費者提供更舒適便利的辦公環境而不斷努力著。公司最近和國內領先的無紙化辦公設備生產廠家達成了合作協議,歡迎實地考察、采購。


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